Kinh nghiệm tổ chức chương trình chào tân sinh viên

Chuyên mục: Sự kiện đã tổ chức

Được đăng: 03/10/2019

Vào đầu năm học mới, các trường đại học trên khắp cả nước đều tổ chức các chương trình, sự kiện để chào mừng các tân sinh viên. Đây là cơ hội để nhà trường quảng bá hình ảnh của mình cũng là cơ hội để các bạn sinh viên làm quen, vui chơi trước khi bước vào năm học mới. Chính vì thế, mỗi sự kiện, chương trình tổ chức đều phải có sự chuẩn bị kĩ càng để đạt được sự thành công. Trần Gia xin chia sẻ một số kinh nghiệm để có thể setup tốt cho một chương trình chào tân sinh viên.

1. Lên kế hoạch chương trình

Mỗi sự kiện muốn thành công đều phải có sự chuẩn bị từ trước. Việc lên kế hoạch cho chương trình, sự kiện của bạn là yếu tố cần thiết trước khi bạn thực hiện sự kiện nào đó. Timeline chương trình định hướng toàn bộ quá trình của một sự kiện. Kế hoạch càng chi tiết thì khi sự kiện diễn ra bạn sẽ càng chủ động nắm bắt được những diễn biến của sự kiện. Lên kế hoạch trước giúp bạn có thể chủ động nắm được những hạng mục cần sử dụng, những chi tiêu tối thiểu, những yếu tố phát sinh khi sự kiện diễn ra.

2. Chuẩn bị các hạng mục

Cũng như kế hoạch của chương trình, các hạng mục của sự kiện cần phải có sự chuẩn bị kĩ lưỡng trước khi setup. Các hạng mục chương trình cần phù hợp với không gian lắp đặt, những tiết mục sẽ diễn ra trong sự kiện, nhân vật khách mời sẽ xuất hiện,… Khi lên kế hoạch và chuẩn bị các hạng mục kĩ càng, bạn sẽ phải liên hệ trước với những đơn vị cung cấp dịch vụ để nhận được sự tư vấn. Các hạng mục sẽ phải được lên lịch đặt trước để có thể chủ động nắm được giá cả và chủ động thời gian thuê thiết bị.

3. Setup chương trình

Đội ngũ nhân viên kỹ thuật sự kiện sẽ dựa theo kế hoạch chương trình và hướng dẫn của khách hàng để setup thiết bị. Những hạng mục cần thi công sẽ được lắp đặt sớm để đảm bảo tiến độ về thời gian sao cho phù hợp với timeline chương trình. Việc chủ động lắp đặt sớm những thiết bị được yêu cầu sẽ giúp cho khách hàng có thời gian chỉnh sửa, tổng duyệt chương trình sớm nhất.

4. Tiếp nhận phản hồi thông tin

Sau khi chương trình diễn ra, việc tiếp nhận những feedback là điều cần thiết để có những kinh nghiệm cho những hoạt động, sự kiện sau này. Bất kể những phản hồi dù là tích cực hay tiêu cực đều cần được tiếp nhận và thay đổi để cho phù hợp.

Công ty sự kiện TNHH Trần Gia chia sẻ những kinh nghiệm tổ chức sự kiện chào mừng tân sinh viên tới quý khách hàng. Mong rằng quý khách sẽ có được những bí quyết để tổ chức các sự kiện.

Xem thêm bài viết khác:  

• Kinh nghiệm tổ chức chương trình chào tân sinh viên
• Bỏ túi bí quyết lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện thành công
• 5 bước để tổ chức một sự kiện thành công