5 bước để tổ chức một sự kiện thành công

Chuyên mục: Tư vấn tổ chức sự kiện

Được đăng: 24/04/2019

Nghề tổ chức sự kiện đang dần trở nên hot hơn bao giờ hết. Mỗi sự kiện luôn đem đến những cảm xúc khác nhau nhưng đằng sau đó là rất nhiều cố gắng của của một tập thể. Để có một sự kiện như mong muốn, phải trải qua rất nhiều bước chuẩn bị. Hãy cùng chúng tôi điểm qua 5 bước để tổ chức một sự kiện thành công nhé !

Nhận thông tin từ khách hàng

Việc đầu tiên để bắt đầu một sự kiện đó là nhận được thông tin từ khách hàng. Khi khách hàng có nhu cầu tổ chức sự kiện và liên hệ, phòng kinh doanh sẽ tiếp nhận thông tin từ khách hàng để lên kế hoạch phù hợp. Cần xác định chủ đề chính và mục tiêu của sự kiện. Lắng nghe những chia sẻ từ khách hàng để hiểu được thông điệp mà khách hàng muốn gửi gắm qua sự kiện. Từ đó sẽ có ý tưởng tổ chức tốt nhất. Tiếp theo đó là xác định về đối tượng hướng tới và khách mời tham dự gồm bao nhiêu người. Bạn cần biết tất cả các thông tin này để dự trù một kế hoạch hợp lý. Điều quan trọng nhất đó chính là kinh phí dự kiến. Yếu tố này quyết định hầu hết các ý tưởng của sự kiện, cần cân đối kinh phí sao cho trong khoảng khách hàng yêu cầu.

Lên ý tưởng chủ đạo và chủ đề của sự kiện

Khi đã nhận được đủ những thông tin từ khách hàng, bước tiếp theo đó là lên ý tưởng. Công việc của một người tổ chức sự kiện cho phép bạn có thể sáng tạo một cách tối đa. Từ quá trình thu nhặt ý tưởng, bạn có thể kết hợp và đưa ra ý tưởng mới lạ của riêng mình thông qua những chyến nghỉ dưỡng và khảo sát thực tế. Hơn nữa, ý tưởng cũng có thể khơi gợi từ chính trong cuộc sống. Bạn sẽ có rất nhiều ý tưởng cho sự kiện từ concept chính của chương trình qua một bức tranh ấn tượng, ý tưởng dựng sân khấu từ kiến trúc ngôi nhà độc đáo nào đó… Mọi ý tưởng đều được khơi nguồn cảm hứng chính từ những vật dụng, hình ảnh, hiện tượng bạn quan sát thấy hàng ngày.

Lập kế hoạch tổ chức

Khi thực hiện bất cứ một công việc nào cũng cần có kế hoạch cụ thể và tổ chức sự kiện cũng vậy. Kế hoạch là một yếu tố quan trọng và không thể thiếu. Trong kế hoạch tổ chức, bạn cần đảm bảo các công việc được sắp xếp theo thứ tự logic nhất và các đầu việc đều có người phụ trách. Bạn cần đảm bảo không bỏ sót bất kì chi tiết nào liên quan đến sự kiện. Trong kế hoạch cũng cần có những phương án dự phòng thích hợp. Để trong bất cứ hoàn cảnh nào xảy ra cũng có thể ứng phó kịp thời.

Tổ chức triển khai

Sau những ngày dài chuẩn bị thì giai đoạn tổ chức triển khai chính là thời điểm quan trọng nhất. Đây chính là lúc những nỗ lực chuẩn bị của bạn được hiện thực hóa. Trong khi sự kiện diễn ra, cần đảm bảo bám sát kế hoạch đã đề ra. Nếu có sự cố ngoài ý muốn thì phải giải quyết một cách tốt đẹp. Điều quan trọng nhất chính là đảm bảo sự kiện diễn ra thành công, như ý muốn.

Tổng kết, đánh giá và báo cáo

Đây là bước tưởng không quan trọng nhưng lại cực kì cần thiết. Đây chính là lúc cùng nhìn lại tổng thể sự kiện đã tổ chức, từ khâu chuẩn bị đến lúc tổ chức. Bạn cần rút cho mình và đồng đội những bài học, tiếp thu những lời góp ý cho các sự kiện sau. Bạn hãy chú ý tới cảm xúc của người tham dự để có thể nắm bắt tâm lý của họ và có những sự kiện thành công về sau.