MỘT SỐ LƯU Ý ĐỂ TỔ CHỨC SỰ KIỆN NGOÀI TRỜI THÀNH CÔNG

Chuyên mục: Kinh nghiệm tổ chức sự kiện

Việc lựa chọn tổ chức sự kiện ngoài trời đang trở thành xu hướng và được lựa chọn bởi nhiều công ty, doanh nghiệp và đơn vị. Bởi nó mang đến không gian thoáng đãng, gần gũi với thiên nhiên đồng thời cho phép tổ chức các hoạt động đa dạng và linh hoạt. 

Tuy sở hữu nhiều ưu điểm nhưng sự kiện ngoài trời vẫn tiềm ẩn nhiều rủi ro. Tổ chức sự kiện ngoài trời thường yêu cầu sự chuẩn bị kỹ lưỡng và chú ý đến nhiều yếu tố như thời tiết, không gian, âm thanh, ánh sáng, an ninh và tiện ích cho người tham dự. Do đó để đảm bảo sự kiện diễn ra suôn sẻ và mang lại trải nghiệm tốt nhất cho khách mời thì bạn cần nắm vững một số lưu ý quan trọng mà TRẦN GIA chia sẻ dưới đây. 

Một số loại hình sự kiện ngoài trời

  • Concert, chương trình âm nhạc 
  • Lễ kỷ niệm: kỷ niệm ngày thành lập công ty, kỷ niệm ngày cưới....
  • Sự kiện khai trương, khánh thành
  • Lễ khởi công, động thổ
  • Tiệc cưới
  • Hoạt động văn hóa - thể thao

5 Lưu ý khi tổ chức sự kiện ngoài trời 

Lựa chọn địa điểm tổ chức 

Để lựa chọn được địa điểm tổ chức sự kiện ngoài trời lý tưởng nhất, người tổ chức cần dựa vào các tiêu chí sau: 

  • Xác định thông điệp, nội dung chính của sự kiện?
  • Số lượng khách mời là bao nhiêu? 
  • Diện tích và không gian ngoài trời cần sử dụng?
  • Địa điểm có khu vực đỗ xe không và vấn đề di chuyển có thuận tiện không? 

Tổ chức sự kiện ngoài trời có một nhược điểm đó là nhà tổ chức phải tự lo bãi giữ xe cho khách, không giống như tổ chức sự kiện tại khách sạn có sẵn bãi để xe và có phương án nếu số lượng xe quá nhiều. Các đơn vị tổ chức cần tính toán và chuẩn bị tốt hạng mục này. Cần dựa trên số lượng khách tham dự để phân bố, sắp xếp các bãi trông giữ xe ở quanh khu vực tổ chức sự kiện để tránh ùn tắc tại khu vực chính của sự kiện.

Lên kế hoạch dự phòng

Thời tiết là thứ không thể lường trước, do đó khi tổ chức bạn cần thường xuyên cập nhật thông tin thời tiết để chọn ngày tổ chức và có những phương pháp dự phòng tránh gây ảnh hưởng đến người tham dự sự kiện cũng như làm hỏng thiết bị âm thanh, ánh sáng.

Lựa chọn tốt nhất là chuẩn bị cho sự kiện bằng cách trang bị hệ thống phông bạt, áo mưa, ô dù... nhằm đối phó với trường hợp thời tiết xấu có thể xảy ra.

Ngoài ra, vấn đề âm thanh ánh sáng cũng cần được quan tâm. Trong khu vực tổ chức quá lớn hoặc có gió, cần đầu tư thêm phần âm thanh ánh sáng sao cho phù hợp. Bạn có thể yêu cầu bên phía nhà cung cấp đề xuất để có lựa chọn phù hợp với chương trình, tránh thuê mướn lãng phí.

Đảm bảo đầy đủ cơ sở vật chất, thiết bị

  • Sân khấu chịu được trọng tải, nhà bạt che mưa, cổng chào, giàn sân khấu và rào chắn...
  • Backdrop hoặc màn hình LED ngoài trời kích thước lớn có tên sự kiện, ngày giờ, đơn vị tổ chức, đơn vị tài trợ... 
  • Hệ thống thiết bị âm thanh và ánh sáng công suất lớn, đảm bảo tất cả khách mời có mặt tại sự kiện có thể nghe và nhìn thấy rõ nhất.
  • Một số phụ kiện khác như: poster, bảng biển, thảm đỏ, ô dù...

Chuẩn bị các thủ tục giấy tờ cho sự kiện 

Dưới đây là một số thủ tục mà doanh nghiệp cần giải quyết khi tổ chức sự kiện ngoài trời:

  • Hợp đồng thuê ca sĩ, dancer, MC biểu diễn.
  • Được cấp giấy phép tổ chức từ cơ quan địa phương và hoàn tất hợp đồng thuê mặt bằng tổ chức sự kiện.
  • Các giấy tờ và hợp đồng liên quan đến âm thanh, ánh sáng cũng như thiết bị sự kiện.
  • Các giấy tờ bảo hiểm khác (nếu cần) để đảm bảo an toàn và tuân thủ quy định.

Chú ý đến vấn đề an ninh

Không gian mở có thể làm tăng rủi ro về an ninh và an toàn cho khách mời, nhất là trong các sự kiện có quy mô lớn. Do đó, khi tổ chức một sự kiện ngoài trời có quy mô lớn, bạn nên tìm những địa điểm được hỗ trợ về an ninh hoặc thuê lực lượng an ninh đông đảo nhằm đảm bảo mọi vấn đề an ninh cho sự kiện ngoài trời.

Cháy nổ và hỏa hoạn là rủi ro có thể gặp bất cứ lúc nào đối với các sự kiện. Do đó, nhà tổ chức cần chuẩn bị sẵn sàng các phương án đảm bảo an toàn, tuân thủ quy định về pháp luật như bố trí bình cứu hỏa đầy đủ tại những nơi dễ thấy, dễ tiếp cận.

Tổ chức sự kiện ngoài trời rất khó tránh khỏi việc các lượt người ra vào liên tục không có tổ chức. Vì vậy, nhà tổ chức nên kiểm soát tình trạng này bằng cách lắp đặt cổng vào và cử người kiểm soát để phòng ngừa những kẻ có ý lợi dụng sự kiện để trộm cắp, gây rối. 

Hy vọng một vài kinh nghiệm mà chúng tôi chia sẻ trên đây sẽ mang đến cho bạn những thông tin, kiến thức bổ ích để có thể tạo nên một sự kiện ngoài trời thành công và mang đến những kỷ niệm khó quên. Nếu bạn có nhu cầu tổ chức một sự kiện ngoài trời đáng nhớ thì hãy liên hệ với TRẦN GIA để được tư vấn và hỗ trợ nhé!

-----------------------------

Dịch vụ có thể bạn quan tâm:

Một số chương trình TRẦN GIA đã tổ chức:

Chúng tôi tại Facebook, YouTube, TikTok!

Công ty TNHH Sự Kiện Trần Gia
Số 65 , Liên Hoa, Khâm Thiên, Đống Đa, Hanoi
-
Kho thiết bị sự kiện Trần Gia
Địa chỉ: Xóm 3, xã Hải Bối, Đông Anh, Hà Nội
Điện thoại: (84-24)66 756 326
Fax: (84-24)62 754 136
Mail: This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.
Hotline: 0984 410005

 Xem thêm địa chỉ trên Map: https://goo.gl/maps/BWvGBeTsTBc4ywe29