MÁCH NHỎ SINH VIÊN CÁCH KÊU GỌI TÀI TRỢ CHO SỰ KIỆN

Chuyên mục: Kinh nghiệm tổ chức sự kiện

Đối với các sự kiện của sinh viên, kinh phí là vấn đề được quan tâm hàng đầu bởi mọi kế hoạch vẫn sẽ là kế hoạch nếu như chúng không được thực hiện.

Bạn đã biết cách kêu gọi tài trợ hiệu quả cho một sự kiện chưa? Nếu đã từng là sinh viên và tham gia ban đối ngoại của một câu lạc bộ, chắc hẳn bạn sẽ không còn quá xa lạ với hoạt động này.

Việc mời tài trợ chưa bao giờ là một việc dễ dàng nên bài viết sau sẽ phần nào giúp sinh viên biết cách kêu gọi tài trợ hiệu quả cho sự kiện của câu lạc bộ, đoàn, khoa…

1. Lập danh sách nhà tài trợ tiềm năng

Việc “khoanh vùng” khách hàng tiềm năng sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian, chi phí, nguồn lực và tăng hiệu quả.

Bạn có thể dựa vào những tiêu chí sau để tìm nhà tài trợ:

- Đối tượng tham dự của sự kiện: Bạn cần xác định đối tượng tham gia có phù hợp với đối tượng khách hàng hay cộng đồng tiềm năng của công ty mà bạn muốn kêu gọi tài trợ hay không.

Đối với các sự kiện dành cho sinh viên, bạn có thể hướng đến các nhà tài trợ là trung tâm ngoại ngữ, tin học, tuyển dụng, ngân hàng, thời trang, mỹ phẩm, đồ ăn, thức uống, phương tiện đi lại… 

- Quy mô của sự kiện: Bạn cũng cần lưu ý đến tầm vóc của chương trình, những thương hiệu lớn thường chỉ tài trợ các chương trình hoành tráng, có giá trị lớn.

2. Thiết kế các gói tài trợ 

Thông thường, nhà tổ chức sự kiện thường chia các gói tài trợ thành nhiều hạng mức khác nhau tùy theo giá trị như:

- Tài trợ kim cương

- Tài trợ vàng

- Tài trợ bạc

- Tài trợ đồng

3. Hồ sơ kêu gọi tài trợ gồm những gì?

Thông thường một hồ sơ kêu gọi tài trợ sẽ bao gồm 8 phần/tài liệu cơ bản sau:

  1. Thư ngỏ gửi nhà tài trợ
  2. Giới thiệu về đơn vị tổ chức và sự kiện
  3. Kế hoạch chương trình/sự kiện
  4. Kế hoạch truyền thông
  5. Dự trù kinh phí
  6. Quyền lợi của nhà tài trợ
  7. Bản tóm lược nội dung vận động tài trợ (nếu có)
  8. Các ấn phẩm truyền thông kèm theo như poster, banner, tờ rơi… 

Lưu ý: Trước khi thiết kế hồ sơ kêu gọi tài trợ, bạn cần xác định ngân sách tối thiểu để có thể tổ chức sự kiện và thời hạn phải chốt tất cả các khoản tài trợ.

4. Tiếp cận nhà tài trợ

- Giao tiếp qua email

Email nên được viết một cách chuyên nghiệp, ngắn gọn và rõ ràng.

Tiêu đề email nên thu hút sự chú ý và làm rõ mục đích của email.

Đính kèm các tài liệu liên quan như bản đề xuất hợp tác, kế hoạch sự kiện hoặc các tài liệu bổ trợ khác.

Nếu không nhận được phản hồi sau một khoảng thời gian, hãy gửi email nhắc nhở một cách lịch sự.

- Giao tiếp qua điện thoại

Hãy chuẩn bị những gì cần nói thật ngắn gọn và gọi vào giờ hành chính.

Nếu nhà tài trợ có hứng thú, hãy đề xuất một buổi gặp gỡ trực tiếp để trình bày chi tiết hơn.

Lưu ý: Gọi điện vào thời gian phù hợp (Tránh sáng thứ 2; nên gọi vào khoảng 9h – 10h buổi sáng và 3h – 4h buổi chiều)

Hỏi xem bây giờ họ có thể nói chuyện với mình được không, nếu không hãy hỏi họ có thể gọi lại vào lúc nào.

- Gặp gỡ trực tiếp Nhà tài trợ 

Chú ý về ngoại hình, tác phong, cũng như giờ giấc.

Mang theo tất cả các tài liệu cần thiết.

Trình bày rõ ràng và chi tiết về dự án, mục tiêu và lợi ích cho nhà tài trợ.

Giao tiếp chuyên nghiệp và thái độ cầu tiến.

- Sử dụng mạng xã hội và truyền thông

Xây dựng một chiến lược truyền thông rõ ràng và nhất quán trên các nền tảng mạng xã hội.

Tạo ra các nội dung hấp dẫn và liên quan đến dự án.

*Một số tips giúp kêu gọi tài trợ hiệu quả

- Kêu gọi tài trợ sớm nhất có thể

Bạn nên chuẩn bị hồ sơ thật sớm và bắt đầu quá trình kêu gọi tài trợ càng sớm càng tốt. Điều này cho phép bạn có đủ thời gian để tiếp cận nhiều nhà tài trợ và theo dõi các phản hồi.

- Hãy nói về những gì nhà tài trợ quan tâm

Nghiên cứu và tìm hiểu về nhà tài trợ tiềm năng để biết họ quan tâm đến những lĩnh vực nào, giá trị của họ là gì và các dự án mà họ đã tài trợ trước đây.

Khi trình bày dự án, hãy nhấn mạnh các lợi ích mà nhà tài trợ sẽ nhận được, chẳng hạn như quảng bá thương hiệu, đẩy mạnh doanh số… 

Ví dụ, nếu một nhà tài trợ muốn đẩy mạnh doanh số bán hàng của sản phẩm mới ra mắt, hãy đề nghị một gian hàng ngay tại sự kiện, bạn sẽ nhận được điểm cộng về sự linh hoạt này. 

Các bạn sinh viên cần cho nhà tài trợ thấy được khả năng thu hút tệp khách hàng họ mong muốn và nhà tài trợ sẽ nhận được lợi ích truyền thông như thế nào thông qua sự kiện này. Điều này có thể được thể hiện bằng minh chứng về thành tựu mà những sự kiện mùa trước từng đạt được. Đính kèm với đó có thể là kế hoạch truyền thông, quảng bá thu hút người tham dự cho sự kiện lần này.

- Lựa chọn người đàm phán với nhà tài trợ

Theo TRẦN GIA, bạn nên chuẩn bị một nhóm tối thiểu gồm 3 người:

  1. Người vận động tài trợ: đóng vai trò làm cầu nối giữa Ban tổ chức và Nhà tài trợ.
  2. Người chủ chốt trong việc lập ý tưởng, viết chương trình: đây là người nắm rõ linh hồn của sự kiện, họ là người hiểu rõ nội dung chương trình và truyền tải thông điệp một cách thuyết phục nhất.
  3. Người đứng đầu trực tiếp tổ chức sự kiện: nhà tài trợ có thể muốn biết về sơ đồ tổ chức sự kiện, quá trình diễn ra chương trình… Vì thế, nhà tổ chức sự kiện là nhân tố cần có để giải đáp thỏa đáng mọi thắc mắc cho nhà tài trợ.

- Duy trì mối quan hệ với nhà tài trợ

Các tổ chức, câu lạc bộ sinh viên nên cố gắng duy trì mối quan hệ tốt đẹp với nhà tài trợ, dù đang trong sự kiện hay sau sự kiện. Đó là tầm nhìn xa trông rộng cho các sự kiện của những năm sau. Khi một mối quan hệ tốt được xây dựng và duy trì, nhà tài trợ có thể sẵn lòng tiếp tục quay lại đầu tư cho các sự kiện trong tương lai. Hơn nữa, việc duy trì mối quan hệ tốt với nhà tài trợ còn mở ra cơ hội cho các sinh viên trong việc thực tập, làm việc.

Việc mời tài trợ chưa bao giờ là một việc dễ dàng nhưng không phải vì thế mà bạn chọn cách từ bỏ. TRẦN GIA đã chia sẻ một số kinh nghiệm kêu gọi tài trợ cơ bản nhất nhằm giúp các bạn sinh viên có thêm tự tin và sự chuẩn bị tốt nhất khi gặp gỡ cũng như trao đổi với các nhà tài trợ.

Chúc các bạn thành công!

-----------------------------

Dịch vụ có thể bạn quan tâm:

Một số chương trình TRẦN GIA đã tổ chức:

Chúng tôi tại Facebook, YouTube, TikTok!

Công ty TNHH Sự Kiện Trần Gia
Số 65 , Liên Hoa, Khâm Thiên, Đống Đa, Hanoi
-
Kho thiết bị sự kiện Trần Gia
Địa chỉ: Xóm 3, xã Hải Bối, Đông Anh, Hà Nội
Điện thoại: (84-24)66 756 326
Fax: (84-24)62 754 136
Mail: This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.
Hotline: 0984 410005

 Xem thêm địa chỉ trên Map: https://goo.gl/maps/BWvGBeTsTBc4ywe29