1001 RỦI RO TRONG QUÁ TRÌNH TỔ CHỨC SỰ KIỆN VÀ CÁCH XỬ LÝ

Chuyên mục: Kinh nghiệm tổ chức sự kiện

Trong bất kỳ sự kiện nào, từ một buổi tiệc nhỏ đến một lễ hội lớn, rủi ro luôn hiện hữu. Từ việc trục trặc kỹ thuật, thời tiết thay đổi đột ngột đến các tình huống khẩn cấp về y tế, mỗi yếu tố đều có thể ảnh hưởng đến sự thành công của sự kiện. Việc nhận diện và quản lý những rủi ro này không chỉ giúp đảm bảo sự an toàn cho khách tham dự mà còn bảo vệ uy tín của ban tổ chức. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ đề cập đến một số rủi ro phổ biến trong quá trình tổ chức sự kiện và đưa ra các biện pháp xử lý hiệu quả, giúp bạn hạn chế rủi ro, chuẩn bị tốt nhất cho những tình huống không mong muốn.

1. Rủi ro về cháy nổ

Nguy cơ cháy nổ trong sự kiện là một vấn đề cực kỳ nghiêm trọng, do nó có thể gây ra thiệt hại nghiêm trọng về người và tài sản.

Cách xử lý: 

- Lực lượng chữa cháy túc trực để kịp thời ứng phó.

- Bình cứu hỏa được bố trí tại khu vực dễ thấy.

2. Rủi ro về an ninh

Sự kiện thường là nơi tập trung đông người nên đôi khi sẽ xảy ra mất cắp, đám đông mâu thuẫn, làm loạn… liên quan đến an toàn của khách mời và người tham dự. Nếu an ninh không được đảm bảo thì có thể dẫn đến các tình huống nguy hiểm.

Cách xử lý:

Bố trí lực lượng bảo an giám sát và có mặt kịp thời để xử lý.

3. Rủi ro về y tế -  sức khỏe

Các show diễn EDM, các lễ hội âm nhạc cuối năm hoặc các sự kiện mang tính sôi động. Những sự kiện năng động như thế này chứa đựng hàng loạt rủi ro về sức khỏe và y tế mà đôi khi không thể lường trước được.

Cách xử lý: 

- Đội ngũ y tế có kinh nghiệm xử lý tình huống linh hoạt, túc trực.

- Trang bị sẵn sàng 2 - 3 xe cứu thương cho những trường hợp nguy cấp.

4. Rủi ro về điện

Rủi ro này có thể gây ra các sự cố nghiêm trọng như cháy nổ hoặc làm gián đoạn sự kiện. Do đó, an toàn điện cần được đảm bảo tuyệt đối.

Cách xử lý: 

- Khảo sát địa điểm kỹ càng.

- Lắp đặt tủ điện dự phòng là quan trọng để đảm bảo duy trì nguồn điện ít nhất vài phút khi có sự cố điện được khắc phục.

5. Rủi ro về kỹ thuật

Khi tổ chức sự kiện, rủi ro về kỹ thuật có thể gây ra những sự cố không mong muốn, gây ảnh hưởng nghiêm trọng đến chương trình và trải nghiệm của khách tham dự. 

Cách xử lý:

- Lựa chọn những đơn vị đáng tin cậy và có kinh nghiệm.

- Luôn quan sát và đảm bảo nhân viên kỹ thuật “không mất tích” và có mặt mọi lúc để xử lý. 

6. Rủi ro về thời tiết

Yếu tố thời tiết ngoài ý muốn là rủi ro nghiêm trọng mà đơn vị tổ chức khó có thể kiểm soát. Thời tiết ảnh hưởng trực tiếp đến sự kiện, đặc biệt đối với sự kiện ngoài trời.

Cách xử lý:

- Đối với sự kiện ngoài trời, đơn vị tổ chức cần theo dõi sát dự báo thời tiết, nhất là 7 ngày trước khi diễn ra sự kiện để lên phương án cũng như phương án dự phòng phù hợp và an toàn nhất. Đồng thời, luôn chuẩn bị sẵn áo mưa, ô dù, bạt che cho khán giả và nghệ sĩ để đảm bảo trải nghiệm của họ không bị ảnh hưởng quá mức.

- Đối với sự kiện trong nhà: bố trí nhân sự được trang bị ô dù để đưa đón khách vào địa điểm sự kiện.

7. Rủi ro về khách mời

Bao gồm các tình huống như số lượng khách mời vượt quá hoặc không đạt theo dự tính, nghệ sĩ biểu diễn tham gia không đúng giờ hoặc vắng mặt đột xuất. 

Cách xử lý:

- Mở đơn đăng ký trước khi sự kiện diễn ra.

- Gọi điện xác nhận với khách mời, nghệ sĩ biểu diễn trước 1-2 ngày diễn ra sự kiện và trước khi sự kiện bắt đầu.

8. Rủi ro về chương trình

Tình trạng “cháy timeline”, thay đổi kịch bản chương trình trước giờ G ảnh hưởng đến trải nghiệm của khách tham dự, tăng căng thẳng cho đội ngũ tổ chức.

Cách xử lý:

- Làm việc cụ thể với khách mời về thời lượng tiết mục. 

- Rút ngắn hoặc cắt bỏ các phần không cần thiết.

9. Rủi ro về báo chí & truyền thông

Rủi ro này có thể gây tổn hại đến uy tín và hình ảnh của sự kiện hoặc tổ chức.

Cách xử lý:

- Thành lập đội xử lý khủng hoảng truyền thông.

- Khâu kiểm duyệt thông tin cần chặt chẽ, kỹ càng trước khi công bố.

- Đính chính kịp thời (nếu xảy ra khủng hoảng).

Qua bài viết này, chúng ta đã cùng nhau khám phá những rủi ro thường gặp và các chiến lược xử lý hiệu quả. TRẦN GIA, với kinh nghiệm và sự chuyên nghiệp trong lĩnh vực tổ chức sự kiện, luôn cam kết mang đến những giải pháp tối ưu nhất cho khách hàng. Nhờ vào sự chuẩn bị kỹ lưỡng và quản lý rủi ro chặt chẽ, chúng tôi tự tin đồng hành cùng bạn trong mọi sự kiện, từ nhỏ đến lớn, góp phần tạo nên những trải nghiệm đáng nhớ và an toàn. Chúng tôi hy vọng rằng với những thông tin và kinh nghiệm chia sẻ trong bài viết, bạn sẽ có thêm kiến thức để tổ chức thành công các sự kiện của mình.

-----------------------------

Dịch vụ có thể bạn quan tâm:

Một số chương trình TRẦN GIA đã tổ chức:

Chúng tôi tại Facebook, YouTube, TikTok!

Công ty TNHH Sự Kiện Trần Gia
Số 65 , Liên Hoa, Khâm Thiên, Đống Đa, Hanoi
-
Kho thiết bị sự kiện Trần Gia
Địa chỉ: Xóm 3, xã Hải Bối, Đông Anh, Hà Nội
Điện thoại: (84-24)66 756 326
Fax: (84-24)62 754 136
Mail: This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.
Hotline: 0984 410005

 Xem thêm địa chỉ trên Map: https://goo.gl/maps/BWvGBeTsTBc4ywe29