Kinh nghiệm chuẩn bị cho sự kiện ngoài trời

Chuyên mục: Kinh nghiệm tổ chức sự kiện

Tại sao không thử một chút không khí trong lành? Hít thở một nguồn năng lượng mới trong cuộc gặp mặt hoặc sự kiện tiếp theo của công ty bạn bằng cách lựa chọn một địa điểm ngoài trời. Trong mùa xuân, mùa hè và sớm thu, bạn có thể thấy được thời tiết tươi đẹp, một ngày dài, tự nhiên nhẹ nhàng của không gian bên ngoài hơn là chỉ bó gọn lại trong bốn bức tường chật chội.
Có một sự kiện ngoài trời, đặc biệt vào mùa hè thực sự là rất hấp dẫn và lãng mạn. Không gian trong nhà đơn giản là không thể mô phỏng được hết vẻ đẹp của ánh sáng tự nhiên, thảm thực vật, hay những cơn gió thì thầm buổi tối.

Trân Gia Event chia sẻ một số kinh nghiệm cần chú ý khi tổ chức sự kiện ngoài trời:

Lên kế hoạch cho sự kiện ngoài trời

Lựa chọn địa điểm có thể là phần khó khăn nhất trong toàn bộ quá trình. Khi tổ chức một sự kiện ngoài trời cho một đơn vị nào đó, đây là những ý kiến cần xem xét:

Mục tiêu cho sự kiện này là gì? Biết chương trình nghị sự của bạn sẽ giúp thiết lập các giai điệu cho các loại vị trí, trang trí, và các tiện nghi khác cần thiết.
Số ngân sách mà bạn có thể sử dụng? Có rất nhiều các loại không gian mà bạn có thể sử dụng trong môi trường ngoài trời, chẳng hạn như gian hàng, lều, gazebos, cơ sở thể thao, khu dã ngoại, hàng hiên, sàn thượng, và nhiều hơn nữa. Sự khác biệt giữa vị trí đặt và hỗ trợ dịch vụ của bạn một cách riêng biệt so với việc lựa chọn một địa điểm bao gồm tất cả là những gì? Khám phá lựa chọn của bạn để xem hiệu quả chi phí có thể được tìm thấy trong khi vẫn đạt được kết quả tương tự.

• Có nhà vệ sinh, bãi đậu xe, phòng khách, và các tiện nghi khác nằm trong một khoảng cách thoải mái? Chọn một địa điểm phù hợp để đáp ứng các nhu cầu của khách hàng của bạn. Nếu khách phải di chuyển từ nơi này đến nơi khác, thì có phương tiện hỗ trợ nào không?

• Thời tiết theo mùa như trong khu vực là gì? Bạn đang làm việc trong một không gian được bảo hiểm, chẳng hạn như một gian hàng, hoặc với một khu vực mở như sân tennis hoặc sân golf? Mẹ Thiên nhiên không thể đoán trước. Nếu bạn đang làm việc với một khu vực mở, nó có thể được có thể sắp xếp cho một lều hoặc các phương tiện sao lưu khác trong trường hợp có thời tiết khắc nghiệt.

• Làm thế nào thực đơn của bạn sẽ hỗ trợ các chủ đề hay mục đích của sự kiện này? Nếu bạn muốn mọi người để có thể hòa nhập dễ dàng, bufffet là lựa chọn tốt nhất. Hoặc, nếu bạn muốn một sự rung cảm chính thức hơn, nó có thể tạo ra một thiết lập một bữa tối thanh lịch với bữa ăn ba món chính trong một không gian được sắp đặt trước.

Trường hợp nghiên cứu: Sự kiện mùa xuân ngoài trời.

Vào mùa xuân năm 2012, Q Centre tổ chức sự kiện của công ty mình theo chủ đề Mùa xuân ở ngoài trời với sự tham gia của hơn 500 người. Đó là một cơ hội để xua tan đi mùa đông lạnh giá và chào đón mùa xuân xinh đẹp đang tới.

Những dãy bàn được khoác lên màu của mùa xuân như xanh dương, xanh lá, màu cam và vàng. Những bó hoa và chậu cây mùa xuân được đặt trên mỗi bàn.

Hoa cúc được treo trên trần nhà của mỗi gian hàng, kết hợp cùng ánh sáng làm điểm nhấn. Món ăn được lựa chọn để thể hiện bằng màu của hoa cỏ cảnh vật mùa xuân. Bởi vậy, sự kiện mang tới một cái nhìn và cảm nhận như một buổi picnic.

Quầy bar phục vụ nước chanh và những thức uống nhẹ nhàng dành cho mùa xuân, có cả khu tự phục vụ đồ uống mà khách tham gia có thể tự lựa chọn và lấy đồ cho mình. Con đường vào buổi tối được lát những ngôi sao phản quang lấp lánh vui mắt và tạo cảm giác thú vị cho khách.

Sự kiện đã kết thúc một cách thành công và để lại một quãng thời gian đáng nhớ cho những người tổ chức. Khách mời tham dự, từ khi đặt chân đến tới lúc ra về đều có những trải nghiệm tuyệt vời.

Tổ chức sự kiện ngoài trời có rất nhiều ưu điểm như không gian thoáng, phong cách hiện đại, thoả sức trang trí mà không bị gò bó bởi diện tích chật hẹp, sức chứa lớn để nhiều người tham gia hơn,...Tuy nhiên để tổ chức được một sự kiện ngoài trời thành công tốt đẹp thì bạn nên chú ý một số vấn đề sau: 
Bãi giữ xe 
Tổ chức sự kiện ngoài trời có một nhược điểm đó là nhà tổ chức phải tự lo bãi để xe cho khách, không giống như tổ chức sự kiện tại khách sạn có sẵn bãi để xe và có phương án nếu lượng xe quá nhiều. Khi tổ chức sự kiện ngoài trời thì vấn đề giữ xe trở nên quan trọng và phức tạp hơn. Tuy nhiên điều này hoàn toàn có thể tính toán được và chuẩn bị tốt. Dựa trên số luợng người mà bạn dự định sẽ tham gia sự kiện để tính ra số luợng xe và phân bố, sắp xếp các bãi giữ xe ở quanh khu vực tổ chức, việc này tránh ùn tắc tại khu vực chính cũng như giúp cho ngừoi tham gia được thuận lợi. 
Ngoài ra, tuỳ tính chất sự kiện, như sự kiện mở dành cho mọi đối tượng thì bạn chỉ cần tính toán chỗ để xe máy. Nhưng nếu tổ chức một buổi nghỉ ngơi cuối tuần dành cho khách hàng lớn ở một khu du lịch sinh thái ở ngoại thành thì đối tuợng đựoc mời đa số là những doanh nhân, họ đi cùng gia đình và sẽ đi xe hơi, và sẽ mất nhiều diện tích hơn bình thuờng, bạn nên khảo sát trước địa điểm nơi tổ chức và yêu cầu họ sắp xếp sao cho thật chu đáo. 
Trang trí 
Việc trang trí cũng quan trọng bởi vì trong một sự kiện được tổ chức ngoài trời trong một không gian lớn nếu không có sự trang trí hợp lý để làm nổi bật khu vực trung tâm thì khu vực cần nổi bật sẽ bị phai nhạt vào không gian rộng lớn của sự kiện. 
Ngoài bong bóng và hoa là những phụ kiện cần thiết, bạn nên sắp xếp nhiều standee hay phướn dọc, banner quanh khu vực tổ chức để vừa làm không gian bớt trống trả mà còn tăng hiệu quả về hình ảnh cho chương trình. 
Dùng các pano chữ A để giới hạn không gian cũng là một cách hay. Ví dụ bạn tổ chức một tiệc BBQ bên bờ biển, để giới hạn khu vực tiệc cũng như tránh người lạ không phải là khách mời tham gia, bạn hãy đặt các pano chữ A và sắp xếp 1 đến 2 lối vào, sẽ giúp bạn dễ quản lý hơn.

Kết luận

Một trong những lợi ích lớn nhất của không gian ngoài trời và nguồn năng lượng và bầu không khí tươi mới mà nó đem lại cho sự kiện của bạn. Dù bạn đang tìm kiếm ý tưởng để tổ chức một buổi hoạt động nhóm, trình diễn thời trang hay giới thiệu các mẫu thiết kế, sản phẩm mới, không khí bên ngoài sẽ giúp mang lại sự tươi mới và khiến mọi người năng động, kết nối hơn các sự kiện trong nhà.

Hãy sáng tạo trong việc tạo điểm nhấn khi tổ chức sự kiện ngàoi trời và bạn có thể tạo ra một sự kiện có ấn tượng mạnh mẽ.

Trần Gia Event luôn muốn phục vụ quí khách hàng.

Xin vui lòng liên hệ để được tư vấn kỹ hơn:

 Call: 0983 054 019  or 0984 410005