Những điều quan trọng khi lên kế hoạch sự kiện

Chuyên mục: Kinh nghiệm tổ chức sự kiện

Bằng kinh nghiệm nhiêu năm làm về tổ chức sự kiện, Trần Gia Event xin chia sẻ cùng các quí vị và các bạn 5 điều quan trọng khi lên kế hoạch sự kiện.

Viết một kịch bản sự kiện ngắn hoặc yêu cầu đề xuất (RFP) là bước đầu tiên trong việc mang cho khách hàng và nhà cung cấp của bạn những thông tin về sự kiện bạn định tổ chức. Ngoài những điều cơ bản (ngày tháng, địa điểm và loại hình sự kiện) có một số yếu tố quan trọng mà bạn không thể bỏ qua nhưng đôi khi lại quên mất. Đây có thể hữu ích trong việc giúp đỡ các nhà cung cấp tiềm năng của bạn cung cấp sản phẩm kỹ lưỡng và đề xuất chính xác. Đề nghị tốt hơn chắc chắn rằng bạn sẽ có được tất cả mọi thứ bạn cần và giữ cho ngân sách của bạn không bị vượt quá.

1. HỒ SƠ CÔNG TY

Bao gồm hồ sơ công ty của bạn là vô cùng quan trọng dù công ty của bạn lớn hay nhỏ. Những thông tin ban đầu này cung cấp cho đối tác của bạn những ý tưởng rõ ràng về việc bạn có khả năng làm gì và cho phép họ đánh giá công việc của bạn, nếu họ tin rằng công ty của bạn tốt và phù hợp với sự kiện của họ, sự lựa chọn là hiển nhiên.  Điều này cũng cho từng nhà cung cấp một cái nhìn sâu sắc vào công ty và sự kiện của bạn, có thể giúp họ cung cấp và dự đoán các giải pháp cụ thể để phù hợp với nhu cầu của  công ty của bạn.

2. THÔNG TIN CHI TIẾT SỰ KIỆN

Ẩn hoặc bỏ đi chi tiết duy nhất sẽ gây ra bất ngờ cuối cùng của bạn. Hãy thử đọc bản tóm tắt sự kiện của bạn như một nhà cung cấp và xem nếu có khoảng trống hay thiếu sót mà dường như không để giới thiệu những gì bạn đang cố gắng để đạt được với sự kiện của bạn. Nếu bạn không thể nhìn thấy những gì mục tiêu của bạn cho sự kiện này không có cách nào các nhà cung cấp của bạn có thể chào giá chính xác chi nó. Hãy chắc chắn  bao gồm bất kỳ thông tin bạn đã có thể có lợi từ các nhà cung cấp của bạn từ nhiều năm trước. Bạn không bao giờ có thể có đủ thông tin. Khi bạn nghĩ rằng bạn có đủ, tìm kiếm và bổ sung thêm. Không ai phàn nàn một tóm tắt sự kiện có quá nhiều chi tiết trong đó.

3. NGÂN SÁCH RÕ RÀNG

Nói về ngân sách của bạn và hãy báo trước về những kỳ vọng của bạn xung quanh nó. Một số người nghĩ rằng bằng cách ẩn hoặc không tiết lộ điều này rằng họ sẽ tiết kiệm tiền. Đôi khi (hiếm, rất hiếm), đó là sự thật, nhưng hầu hết thời gian này có thể làm bạn chỉ đau đầu cuối cùng với một ngân sách có thể trở nên cực kỳ mất kiểm soát. Nếu không có một đặc điểm cụ thể cho ngân sách, các nhà cung cấp sẽ không thể tìm đăợc giải pháp đẻ giảm thiểu sự thiệt hại cho túi tiền của bạn. Hãy tin tôi khi tôi nói rằng chụp, chỉnh sửa và thêm đồ họa để một đoạn video 5 phút chi phí tốn nhiều hơn số bạn đang có trong đầu của bạn, nhưng có thể sử dụng các cảnh và đồ họa ít hơn, bạn có thể tiết kiệm tiền. Xem những gì họ có thể làm trong ngân sách của bạn và sau đó đưa ra quyết định trên nếu bạn muốn các phiên bản cao hơn.

4. THỜI GIAN

Rất quan trọng khi bao gồm một thời gian cho tóm tắt sự kiện. Cho các nhà cung cấp của bạn có đủ thời gian để đọc, đặt câu hỏi và trả lời chúng sẽ giúp bạn có được những thông tin tốt nhất và chính xác nhất. Trong khi hiểu được quá trình này đôi khi có được vội vã, hãy cố gắng ghi nhớ rằng người nhận sẽ cần đủ thời gian để đọc, trả lời và thu thập thông tin từ tất cả các phòng ban của họ. Bạn muốn thời gian này và chú ý đến tóm tắt sự kiện của bạn, vì vậy nếu có thể cung cấp càng nhiều như bạn có thể trong khi vẫn giữ những thứ khác hoạt động.

Viết tóm tắt sự kiện có thể tẻ nhạt, nhưng khi thực hiện một cách chính xác và có càng nhiều thông tin bạn có thể có thể khiến mình ngạc nhiên với chất lượng của sự kiện và những gì bạn sẽ nhận được trở lại khi nó thành công.