XỬ LÝ CÁC TÌNH HUỐNG LIÊN QUAN ĐẾN KHÁCH MỜI SỰ KIỆN

Chuyên mục: Kinh nghiệm tổ chức sự kiện

Có thể nói rằng, tổ chức sự kiện liên quan đến rất nhiều yếu tố để thành công và một trong số đó chính là yếu tố nhân sự - khách mời của sự kiện. Do đó quản trị khách mời trong sự kiện là vô cùng cần thiết và quan trọng.

Việc người tổ chức sự kiện có tầm nhìn và lên kế hoạch yếu tố này cùng những phát sinh nếu có sẽ giúp bạn có một sự kiện thành công. Cùng Trần Gia tìm hiểu một số trường hợp phát sinh của khách mời trong tổ chức sự kiện.

TRƯỜNG HỢP KHÁCH MỜI ĐẾN ÍT HƠN SO VỚI DỰ KIẾN

Rất nhiều chương trình đã gặp vấn đề khách mời đến ít hơn so với dự kiến do khách đến muốn hoặc đột ngột không đến được, bạn hãy tìm nguồn ở ngoài hoặc nhờ người của công ty vào ngồi lấp những chỗ trống. Bạn nên chủ động dự trù trước nhân lực và giải quyết vấn đề này nhanh chóng chứ không nên phụ thuộc hoàn toàn vào khách mời, bởi có thể họ sẽ vắng mặt vì bất cứ lý do đột xuất nào.

Nếu sự kiện của bạn là một event cộng đồng, khách mời đến từ nhiều nguồn và khó kiểm soát thì có lẽ giải pháp lúc này là mở cửa tự do cho tất cả khán giả, bên cạnh đó là huy động lực lượng thu hẹp bớt không gian tổ chức (ví dụ căng dây, quây xung quanh khu vực chính) để tạo cảm giác khách mời đông hơn.

TRƯỜNG HỢP KHÁCH MỜI ĐẾN ĐÔNG HƠN DỰ KIẾN

Nếu sự kiện của bạn diễn ra ngoài trời, để khắc phục tình trạng này, bạn và các cộng sự hãy phân luồng họ thành các nhóm nhỏ để tham dự các hoạt động của chương trình, tránh sự tập trung quá đông khiến ùn tắc ở khu vực chính. Bên cạnh đó số lượng bảo vệ cần được huy động phân bố khắp các khu vực để đề phòng những kẻ gian lợi dụng tình trạng đông đúc ồn ào và để hỗ trợ bạn trong trường hợp cần phân luồng người tham dự.

Còn lượng khách mời quá đông trong các sự kiện hội nghị sẽ dễ dàng xử lý hơn. Bạn có thể giải quyết vấn đề này đơn giản bằng cách yêu cầu sắp xếp thêm một vài chiếc bàn và ghế cũng như chuẩn bị thêm thức ăn cho lượng khách ngoài dự kiến.

Trên đây là một số trường hợp có thể xảy ra với khách mời tham dự, lưu lại để có thể áp dụng ngay trong chương trình của mình nhé.

Với phương châm làm việc: Chuyên nghiệp - Uy tín - Luôn bám theo lợi ích khách hàng cùng đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp và sáng tạo. Trần Gia tự tin trở thành đơn vị tổ chức và cung cấp dịch vụ sự kiện chuyên nghiệp và uy tín hàng đầu của các tổ chức và doanh nghiệp lớn nhỏ. Chúng tôi đang tiến những bước vững chắc khẳng định uy tín của mình trong từng dịch vụ cung cấp.

Công ty TNHH Sự Kiện Trần Gia

Địa chỉ: Cafe Trần Gia Trang, Ngõ 3, Phố Đỗ Nhuận, P. Xuân Đỉnh, Bắc Từ Liêm, Hà Nội

Điện thoại: (84-24)66 756 326

Fax: (84-24)62 754 136

Mail: This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.

Hotline: 0984 410005