THỊ TRƯỜNG VÀ NHU CẦU TỔ CHỨC SỰ KIỆN HIỆN NAY

Thời đại hội nhập phát triển. Có hàng trăm doanh nghiệp dịch vụ và thương hiệu với ý tưởng mới xuất hiện mỗi ngày. Trong ngành đơn cử như truyền thông. Quý khách hàng giờ đây chỉ cần search từ khóa “công ty tổ chức sự kiện” trên google. Là có thể thấy hàng loạt những kết quả, những cái tên được hiện ra trong vài giây. Thế nhưng không phải cái tên nào trong số đó cũng tạo nên một thương hiệu vững mạnh, uy tín với khách hàng. Để phát triển thành công, đáp ứng nhu cầu tổ chức sự kiện ngày càng cao. Các công ty sự kiện cần tổng hợp rất nhiều yếu tố. Dưới đây là một vài yếu tố cơ bản đáng quan tâm. Đồng thời cũng là những điểm yếu, điểm chết của startup Việt ngành sự kiện nên học hỏi.

Thị trường tổ chức sự kiện hiện nay

Nhìn vào một sự kiện đơn giản nhất; là bữa tiệc sinh nhật hay đầy tháng con trẻ.

Khách hàng có thể thấy rõ các hạng mục tuy không quá hoành tráng tầm cỡ. Nhưng vô hình lại khá nhiều và yêu cầu đầu tư. Như bóng bay, banner trang trí, backdrop chụp hình, hệ thống âm thanh ánh sáng, và các phụ kiện trang trí khác.

Rất rất nhiều phụ kiện, chi tiết tỉ mỉ như vậy; đòi hỏi công ty phải tự chuẩn bị cho mình ngay từ đầu. Hoặc có một chuỗi liên kết với các nhà cung ứng hạng mục đó một cách bền vững, đảm bảo.

Vì nguồn tiền đầu tư ban đầu chỉ có hạn. Nhiều công ty hướng đến cung cấp dịch vụ chuyên biệt. Nhưng nếu muốn phát triển lâu dài, mở rộng đến các đối tượng khách hàng lớn hơn; thì lấp đầy kho cơ sở vật chất của mình là điều vô cùng quan trọng.

Ngoài ra, đầu tư cơ sở vật chất giúp công ty có chỗ lưu hàng. Hàng luân chuyển qua lại giữa các bên và mở rộng văn phòng đại diện để khách hàng có thể tiếp cận dễ dàng hơn.

Kinh nghiệm quản trị rủi ro trong nghề sự kiện

Ngành tổ chức sự kiện là một ngành có rất nhiều rủi ro. Vì đơn giản nó là dịch vụ và phục vụ con người. Có kiến thức căn bản về quản trị, hoạch định rủi ro là một điều kiện tiên quyết của các nhà tổ chức sự kiện.

Để có thể đem đến sự kiện thành công nhất cho cả khách hàng lẫn công ty. Tiên liệu được các rủi ro cơ bản sẽ giúp công ty tránh được những chi phí phát sinh; gây lãng phí cũng như không “mất tiền oan” cho việc bù vào những khoản chi phí rủi ro không đáng có.

Một công ty hoạch định được rủi ro nhiều cũng sẽ gây được ấn tượng với khách hàng về sự chuyên nghiệp, đáng tin cậy hơn một công ty “vừa làm vừa sửa”.

Quy trình tuyển dụng và quản lý nhân sự không chuyên nghiệp

Những cái đầu nhạy bén, sáng tạo và logic là điều kiện cần cho nhà tổ chức sự kiện. Người đó cần có đủ chín chắn và chắc chắn khi lên kịch bản tổ chức sự kiện. Nhưng vẫn phải có sự nhanh nhẹn, tỉnh táo trong các tình huống bất khả kháng có thể xảy ra bất kỳ lúc nào trong sự kiện.

“Một trái tim nóng và cái đầu lạnh” là đủ để miêu tả về nhà tổ chức sự kiện. Nhưng có được điều này phải trải qua rất nhiều kinh nghiệm thực tế và kiến thức chuyên môn mà công ty chắc chắn nắm được thông qua quá trình tuyển dụng.

Quá trình tuyển dụng chuyên nghiệp từ khâu tuyển mộ sẽ giúp công ty chiêu mộ được những anh tài, phù hợp và nhiệt tình cống hiến cho công ty.

Thực trạng tổ chức sự kiện ở Việt Nam

Tổ chức sự kiện liên quan nhiều đến vấn đề pháp lý.

Ngay từ bắt đầu thành lập, công ty phải có giấy phép kinh doanh cho dịch vụ mình cung cấp. Và tổ chức sự kiện ở đâu cũng cần thông báo, xin giấy phép của cơ quan chính quyền địa phương đó.

Thủ tục này phải đặt lên hàng đầu; trước khi thực hiện bất kỳ khâu nào. Bởi nếu không xin được giấy phép thì không thể tổ chức sự kiện. Không nắm rõ các quy định của pháp luật. Công ty chắc chắn sẽ bị gặp nhiều vướng mắc trong quá trình hoạt động, không chiếm được lòng tin của khách hàng.

Để phát triển được Trần Gia như ngày hôm nay, chúng tôi đã rất nỗ lực và cố gắng, không phải chỉ ở những tiêu chí nêu trên. Đến với Trần Gia, khách hàng sẽ nhận được dịch vụ chất lượng, hoàn hảo nhất.

Liên hệ với chúng tôi khi cần:

 ------------------------------------------

Công ty TNHH Sự Kiện Trần Gia

Địa chỉ: Cafe Trần Gia Trang, Ngõ 3, Phố Đỗ Nhuận, P. Xuân Đỉnh, Bắc Từ Liêm, Hà Nội

Điện thoại: (84-24)66 756 326

Fax: (84-24)62 754 136

Mail: This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.

Hotline: 0984 410005

CHECKLIST TỔ CHỨC SỰ KIỆN MÀ DOANH NGHIỆP NÀO CŨNG CẦN BIẾT

Những đơn vị tổ chức sự kiện đã quá quen với thuật ngữ checklist. Tưởng là dễ, quen thuộc. Nhưng không phải ai cũng biết lên một checklist đầy đủ, chi tiết. Nhằm hiểu rõ được khách hàng và sự kiện mà mình tổ chức. Và không phải nhà tổ chức nào; cũng có thể đặt ra đủ câu hỏi trọng tâm và trả lời hết được chúng. Bài viết dưới đây là 4 checklist tổ chức sự kiện cần làm rõ đầu tiên. Và là cơ sở để doanh nghiệp làm nền móng xây dựng kế hoạch; trước khi tổ chức sự kiện.  

Xác định rõ ràng kế hoạch và nhu cầu của khách hàng

Kế hoạch được lên dựa vào mục đích tổ chức sự kiện của khách hàng. Trước tiên cần nắm được loại sự kiện đó là gì?  Một sự kiện giải trí sẽ ưu tiên chuẩn bị các hạng mục âm thanh ánh sáng đầu tiên. Trong khi sự kiện giới thiệu sản phẩm thì địa điểm tổ chức hợp lý và khâu setup; trang trí sẽ được lưu tâm hàng đầu. Dựa trên những gì đã thảo luận và tìm hiểu với khách hàng, bản kế hoạch đó phải phản ánh đúng nhu cầu tổ chức sự kiện và mục đích tiên quyết mà khách hàng muốn hướng tới như tạo dựng hình ảnh doanh nghiệp, tiếp cận nhiều khách hàng hay đơn thuần chỉ là tổ chức một sự kiện trọng vẹn.

Xây dựng và kiểm soát chặt chẽ hệ thống nhà thầu phụ

Để thuận lợi cho quy trình tổ chức sự kiện, sự liên kết với các nhà thầu phụ là đặc biệt quan trọng. Bởi không một công ty bình thường nào có đủ tiềm lực để bao thầu toàn bộ các hạng mục như bàn ghế, sân khấu, âm thanh ánh sáng, in ấn,… trong một sự kiện, thậm chí có đi chăng nữa thì cũng phải là các công ty tổ chức sự kiện mạnh. Giữ mối liên hệ với nhà thầu phụ thân tín, chất lượng nhưng vẫn phải cẩn trọng trong khâu kiểm tra sản phẩm. Bên cạnh đó, cũng cần xây dựng mối quan hệ với hệ thống nhà thầu cùng lúc để có nhiều sự lựa chọn tốt và phòng trừ thiếu hụt nguồn cung khi vào mùa cao điểm tổ chức sự kiện.

Giám sát chặt chẽ quá trình triển khai sự kiện

Quá trình triển khai sự kiện không chỉ được điều hành bởi một người. Mà một hệ thống nhân sự với những công việc có liên quan trực tiếp với nhau. Trong quá trình sự kiện được diễn ra; cần một có một người quản lý nắm được toàn bộ kịch bản sự kiện; chịu trách nghiệm điều phối các hoạt động một cách nhịp nhàng; phòng trừ rủi ro và di chuyển nhân sự khi cần thiết. Khâu giám sát cần được thực hiện bởi tất cả mọi người, tinh thần làm việc nhóm và có trách nhiệm với công việc sẽ được đánh giá cao bởi khách hàng.

Hơn nữa, giám sát lẫn nhau, nhắc nhở nhau trên cơ sở tôn trọng lẫn nhau cũng là cách hỗ trợ thiết thực để sự kiện có thể diễn ra thành công, thuận lợi. Đây chính là ma trận quản lí ô vuông theo cả chiều ngang lẫn chiều dọc, khác với mô hình quản lí truyền thống chỉ có cấp trên mới có quyền giám sát và nhắc nhở cấp dưới.

Đảm bảo tiến độ thực hiện

Đây có lẽ là công việc chính của người quản lý. Dựa trên chi tiết kế hoạch tổ chức sự kiện; các mốc thời gian sẽ được hoạch định rõ ràng cho từng tiết mục. Nhân sự cũng được sắp xếp chỉ đợi đến nhiệm vụ của mình. Đảm bảo mọi thứ sẵn sàng và thời gian chính xác là cách tiết kiệm sức người; sức của mang lại lợi ích cho cả nhà tổ chức lẫn khách mời tham dự. Hơn nữa cũng tạo cái nhìn thiện cảm từ phía khách mời về thái độ làm việc nhanh nhẹn, chuyên nghiệp.

Trần Gia hiểu rõ những điều này và không ngừng học hỏi qua những kinh nghiệm để ngày càng phát triển hơn. Trần Gia mong rằng có thể trở thành đối tác của quý khách trong những sự kiện quan trọng. Cùng đọc thêm những bài viết liên quan về ngành tổ chức sự kiện trên trang của chúng tôi !

Liên hệ với chúng tôi khi cần:

 ------------------------------------------

Công ty TNHH Sự Kiện Trần Gia

Địa chỉ: Cafe Trần Gia Trang, Ngõ 3, Phố Đỗ Nhuận, P. Xuân Đỉnh, Bắc Từ Liêm, Hà Nội

Điện thoại: (84-24)66 756 326

Fax: (84-24)62 754 136

Mail: This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.

Hotline: 0984 410005