Tổ chức sự kiện ra mắt sản phẩm, khai trương cửa hàng

Sự kiện ra mắt một sản phẩm mới hoặc khai trương cửa hàng, showroom là giai đoạn khởi đầu vô cùng quan trọng đối với một thương hiệu. Đây là thời điểm để kết nối khách hàng với doanh nghiệp, quảng bá sản phẩm của doanh nghiệp đến với khách hàng một cách hiệu quả nhất. Bên cạnh đó, sự kiện khai trương thành công sẽ mang lại nhiều “may mắn” cho hoạt động kinh doanh sau này. Trần Gia xin chia sẻ kinh nghiệm tổ chức sự kiện ra mắt sản phẩm hoặc khai trương cửa hàng, showroom thành công tốt đẹp.

1. Chuẩn bị kịch bản chi tiết

Không chỉ riêng các sự kiện khai trương mà bất kì một sự kiện nào cũng cần có kịch bản chi tiết, được chuẩn bị kĩ càng trước khi sự kiện diễn ra. Người chuẩn bị kịch bản cần nêu được rõ mục đích, nội dung và quá trình diễn ra sự kiện.

Trong đó, timeline là yếu tố quan trọng nhất và cần được chuẩn bị chi tiết nhất. Từ thời gian, địa điểm, số lượng khách mời, trang thiết bị phục vụ chương trình, các hạng mục cần chuẩn bị (âm thanh, ánh sáng, backdrop, background, nhân sự,…) và dự trù kinh phí tổ chức.

Kịch bản sự kiện càng chi tiết, tỉ mỉ thì chương trình diễn ra thuận lợi, ít gặp những rủi ro không mong muốn.

2. Thi công các hạng mục sự kiện

Sau khi kịch bản đã được duyệt, nhân sự tổ chức sự kiện sẽ liên hệ và làm việc với các đơn vị tổ chức sự kiện, hoàn thành các hợp đồng sự kiện liên quan để có thể bắt tay ngay vào khâu chuẩn bị, thi công các hạng mục sự kiện.

Đơn vị tổ chức sự kiện sẽ tiến hành khảo sát địa điểm, không gian tổ chức sự kiện sau đó lên maket sân khấu, thiết kế sơ đồ tổng thể sự kiện. Tất cả những thiết kế này sẽ được người phụ trách sự kiện duyệt trước và có thể yêu cầu chỉnh sửa lại nếu chưa hài lòng.

Sau đó, đơn vị tổ chức sẽ thi công các hạng mục như: sân khấu, âm thanh, ánh sáng, treo banner, backdrop và lắp đặt nhà lều, thi công giàn khung,… để đảm bảo sự kiện diễn ra thuận lợi nhất. Sau đó, nhân viên thi công sẽ kiểm tra lại tất cả quy trình để đảm bảo yêu cầu kĩ thuật và an toàn lao động.

Trần Gia với kinh nghiệm tổ chức hàng ngàn sự kiện khai trương lớn nhỏ, đồng hành cùng các brand lớn trên toàn quốc, chúng tôi cung cấp các dịch vụ tổ chức sự kiện khai trương từ A tới Z (từ khâu lên kịch bản chương trình, thi công các hạng mục tổ chức sự kiện, cho thuê thiết bị trọn gói). 

3. Take care khách mời và KOLs

Việc take care khách mời và KOLs trong suốt thời gian diễn ra sự kiện thể hiện sự chuyên nghiệp và nâng cao uy tín cũng như chất lượng dịch vụ của nhãn hàng. Trước khi sự kiện diễn ra, nên có một đội ngũ chăm sóc riêng có khách mời từ khâu gửi thư mời tới khâu tiếp đón khi sự kiện diễn ra.

Khi khách hàng cảm thấy hài lòng với chất lượng dịch vụ cũng như thái độ nhân viên thì chắc chắn khách hàng sẽ muốn sử dụng các sản phẩm, dịch vụ và gắn bó lâu dài với nhãn hàng.  

4. Tiếp nhận phản hồi của khách hàng.

Tiếp nhận phản hồi của khách hàng sau khi sự kiện diễn ra sẽ giúp cho nhãn hàng có thêm những ý kiến về thái độ phục vụ, sự chuyên nghiệp trong khâu tổ chức cũng như chất lượng của sản phẩm. Nhãn hàng có thể thu thập ý kiến của khách hàng bằng cách tặng kèm các sản phẩm sau khi sự kiện diễn ra, gửi email khảo sát ý kiến.

Với những phản hồi tích cực, nhãn hàng sẽ phát huy những điểm mạnh, chú trọng nâng cao chất lượng dịch vụ, chất lượng sản phẩm. Bên cạnh đó, những phản hồi tiêu cực sẽ giúp cho nhãn hàng có được những ý kiến để thay đổi sao cho phù hợp.

Xem thêm các bài viết khác: 

• Sự phát triển vượt trội của nghề tổ chức sự kiện tại Việt Nam.
• Bỏ túi những lưu ý khi tổ chức hội chợ thương mại
• Bỏ túi bí quyết lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện thành công

Trên đây là những lưu ý khi tổ chức sự kiện ra mắt sản phẩm mới hoặc khai trương cửa hàng, showroom Trần Gia muốn chia sẻ tới khách hàng. Chúng tôi mong muốn được đồng hành cùng quý khách trong những sự kiện sắp tới. Trân trọng cảm ơn!