Những lưu ý khi tổ chức sự kiện ngoài trời

Tổ chức sự kiện ngoài trời là một trong những lựa chọn ưu tiên khi những sự kiện diễn ra trong nhà không thể đảm bảo những yêu cầu như: diện tích không gian tổ chức sự kiện, sức chứa khách mời,… Vì thế, tổ chức sự kiện ngoài trời là một lựa chọn sáng tạo, đáp ứng được những yêu cầu như sau:

  1. Không gian, địa điểm tổ chức

Điều đầu tiên khi tổ chức sự kiện ngoài trời mà một nhân viên tổ chức sự kiện cần xem xét đó chính là không gian và địa điểm tổ chức. Nếu không gian rộng rãi, thoáng đãng thì việc tráng trí, lắp đặt sân khấu có thể diễn ra thuận lợi và nhanh chóng. Ngược lại, nếu không gian tổ chức sự kiện nhỏ, đòi hỏi nhân viên tổ chức sự kiện cần xem xét thật kĩ lưỡng cách bố trí cũng như sắp xếp trang thiết bị sao cho phù hợp

Về địa điểm tổ chức tùy thuộc vào nơi tổ chức cũng như địa hình để tổ chức sự kiện. Chắc chắn nếu sự kiện diễn ra trên cao (trên các tòa nhà cao tầng) hay ở những nơi có địa hình đặc biệt (như hồ bơi) thì việc thi công lắp đặt máy móc, tổ chức nhân sự phải có sự khác biệt đối với những sự kiện diễn ra bình thường.

  1. Yếu tố thời tiết

Việc tổ chức sự kiện ngoài trời ảnh hưởng rất nhiều vào yếu tố thời tiết. Nếu thời tiết thuận lợi thì sự kiện chắc chắn sẽ diễn ra thành công, ngược lại nếu thời tiết xấu, sự kiện có thể bị cắt ngang giữa chừng, bỏ dở thậm chí là có thể không được diễn ra.

Chính vì thế, nhân viên sự kiện cần phải nắm bắt được cả những yếu tố môi trường tác động bên ngoài để có những phương án ứng phó, dự phòng diễn biến xấu xảy ra để sự kiện có thể diễn ra thành công.

  1. Trang trí sân khấu

Việc trang trí sân khấu khi tổ chức sự kiện ngoài trời để thu hút khách hàng về sự kiện cũng như chương trình đang diễn ra. Trang trí sân khấu ngoài trời phải phù hợp với không gian, thời gian diễn ra sự kiện. Nếu sự kiện diễn ra buổi sáng, việc trang trí sân khấu có thể lựa chọn những thiết kế backdrop nhiều màu sắc, thu hút người xem. Nếu sự kiện diễn ra vào buổi tối thì những tông màu nên lựa chọn để trang trí là những tông màu sáng, nổi bật hoặc phải phù hợp với hệ thống ánh sáng của chương trình.

  1. Thi công lắp đặt an toàn, đảm bảo kĩ thuật

Đảm bảo yếu tố về kĩ thuật cũng như đảm bảo an toàn trong lắp đặt thiết bị sự kiện khi tổ chức sự kiện ngoài trời cũng là một yếu tố mà kĩ thuật viên sự kiện cần lưu tâm. Khi tổ chức sự kiện ngoài trời, những hạng mục thi công lắp đặt giàn khung trên cao, mang vác vật nặng,… chắc chắn sẽ có trong kế hoạch.

Chính vì thế, việc đảm bảo an toàn trong khi lắp đặt cũng như sau khi lắp đặt là những yêu cầu rất quan trọng. Không chỉ đảm bảo an toàn mà những kĩ thuật viên còn phải đảm bảo tính thẩm mỹ trong mỗi sự kiện mà mình thi công.

Công ty TNHH Sự Kiện Trần Gia

Địa chỉ: số 1, ngõ 628 Hoàng Hoa Thám, Tây Hồ , Hà Nội

Điện thoại: (84-24)66 756 326

Fax: (84-24)62 754 136

Mail: This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.

Hotline: 0984 410005

Tổ chức sự kiện chào mừng năm học mới

Trần Gia chúc mừng năm học mới 2019-2020
Trần Gia chúc mừng năm học mới 2019-2020

Việc tổ chức sự kiện chào mừng năm học mới không chỉ đòi hỏi những yêu cầu chung như những chương trình khác. Những sự kiện về giáo dục cần bên cạnh những tiêu có những tiêu chí và nguyên tắc riêng:
1. Địa điểm tổ chức
Tùy thuộc vào những địa điểm mà khách hàng yêu cầu tổ chức sự kiện, nhân viên kỹ thuật có thể lựa chọn những loại sân khấu khác nhau để phù hợp với không gian, bối cảnh của sự kiện. Thường những sự kiện khai giảng- chào năm học mới sẽ diễn ra tại khuôn viên của trường học, đơn vị giáo dục. 
Thế nhưng có những trường sẽ lựa chọn tổ chức trong nhà hoặc trong những hội trường lớn. Việc sắp xếp, lắp đặt sân khấu ngoài trời và trong nhà có sự khác biệt, chính vì thế nhân viên kĩ thuật cần phải xem xét đến yếu tố địa điểm lựa chọn tổ chức sự kiện sao cho hợp lý.
2. Đối tượng tham gia
Khách mời ở mỗi sự kiện thường là những đối tượng khác nhau. Thế nhưng, ở những sự kiện chào mừng năm học mới, đối tượng tham gia thường là các bạn học sinh, sinh viên, thầy cô và các bậc phụ huynh. 
Môi trường giáo dục bao gồm cả những người trẻ và thế hệ lớn tuổi, thế nên cần có một kịch bản chương trình thân thiện, sáng tạo phù hợp với nhiều lứa tuổi.
Chính vì thế, việc tìm hiểu về các đối tượng tham gia trong sự kiện là yếu tố cần thiết để sự kiện có thể diễn ra thành công tốt đẹp. 
3.Ấn phẩm truyền thông
Những ấn phẩm truyền thông như banner, background, backdrop,… được thiết kế phục vụ chương trình chào mừng năm học mới cần có sự thu hút, kích thích trí tò mò và khả năng sáng tạo của học sinh. Đây cũng là một yếu tố quan trọng giúp chương trình trở nên thu hút và đón nhận được sự ủng hộ của khách mời tham gia. Bên cạnh đó, những ấn phẩm truyền thông cần phải đảm bảo yếu tố thẩm mỹ.
4. Theo dõi phản hồi khách hàng
Sau khi sự kiện diễn ra, việc theo dõi phản hồi thông tin khách hàng là một bước vô cùng quan trọng để đánh giá chất lượng dịch vụ cũng như sự thành công của công việc. Bên cạnh đó, những đánh giá phản hồi thông tin từ nhiều đối tượng khách hàng, nhiều lứa tuổi khác nhau cũng mang lại những ý kiến đa chiều, giúp nhân viên tổ chức sự kiện có thêm nhiều kinh nghiệm trong những sự kiện tiếp theo.
Công ty sự kiện Trần Gia luôn đáp ứng được những tiêu chí trên và sẵn sàng đồng hành cùng quý khách trong những sự kiện quan trọng của quý khách

Công ty TNHH Sự Kiện Trần Gia

Địa chỉ: số 1, ngõ 628 Hoàng Hoa Thám, Tây Hồ , Hà Nội

Điện thoại: (84-24)66 756 326

Fax: (84-24)62 754 136

Mail: This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.

Hotline: 0984 410005